Travaillez-vous pour une entreprise qui a des réunions fréquentes? Vous êtes-vous déjà demandé ce que vous êtes censé faire et ce qui est considéré comme un comportement approprié lors de ces rassemblements? Craignez-vous d'assister aux réunions parce que vous craignez de commettre un faux pas qui pourrait compromettre votre position ou vos possibilités d'avancement ?
Habituellement, les gestionnaires, les chefs d'équipe ou les dirigeants d'entreprise se réservent le droit d'organiser des réunions d'affaires lorsqu'ils en ressentent le besoin.
Qu'il s'agisse d'événements programmés régulièrement ou d'appels à des fins spécifiques, tous les participants doivent respecter les règles d'étiquette en matière d'affaires .
Chef
Avant la réunion, il est essentiel de tout organiser pour ne pas perdre de temps précieux. Vous voulez qu'il fonctionne aussi bien et dans les délais que possible tout en laissant du temps pour des questions et des commentaires si possible. La clé est de montrer du respect pour toutes les personnes impliquées.
Voici quelques conseils recommandés:
- Avoir un agenda écrit avec une séquence logique et des temps réalistes. Si le temps et les ressources le permettent, envoyez des copies à tous les participants.
- Envoyer une invitation aux participants potentiels avec autant de détails sur la réunion, que possible, y compris l'emplacement, l'heure de début, ce qu'il faut apporter, et l'heure de fin.
- Commencez par une salutation amicale et faites savoir à tout le monde quand vous pouvez poser des questions.
- Avoir de l'eau sur le podium ou devant la pièce et siroter entre les sujets ou quand quelqu'un d'autre parle.
- Vous n'avez pas besoin d'écrire votre discours verbatim, mais vous devriez au moins avoir des points dans vos notes. Ne pas le faire peut vous faire sauter d'un sujet à l'autre et perdre le fil de ce que vous avez besoin de dire. Cela peut vous faire perdre du temps et laisser les participants s'interroger sur le point de la réunion.
- Soyez conscient du langage corporel de vos participants. Si vous voyez que les gens perdent leur intérêt, faites une pause et vérifiez-vous pour vous assurer que vous ne répétez pas l'information ou que vous ne passez pas trop de temps sur quelque chose qui n'est pas pertinent.
- Avoir quelques anecdotes pour garder la réunion intéressante. Cependant, évitez de raconter des blagues inappropriées qui ont même un soupçon de sexisme, de racisme ou de toute autre chose qui pourrait offenser les autres.
- Ne jamais voler les idées des autres et les appeler les vôtres. Toujours donner du crédit aux autres pour des idées et des tâches réussies.
- Bien qu'il soit correct de bouger un peu, ne pas marcher d'avant en arrière sur le devant de la pièce. Cela vous rend nerveux.
- Pendant la période de questions et réponses, demeurez silencieux jusqu'à ce que la personne qui pose la question ait terminé avant de répondre. Si vous ne comprenez pas la question, demandez-lui de la répéter ou d'expliquer la question plus en détail.
- Si quelqu'un semble fâché ou hostile, gardez votre sang-froid et demandez à la personne d'en discuter avec vous plus tard.
- Terminez la réunion tôt si possible. Il vaut mieux que ce soit plus court que de perdre l'attention des personnes présentes.
Participants
Tous ceux qui sont appelés à la réunion devraient y assister à moins que les circonstances ne le permettent pas. Si vous connaissez la réunion à l'avance, pensez à prendre plus de temps avec votre toilettage personnel pour montrer du respect aux superviseurs qui y assistent.
Habillez-vous convenablement pour le niveau d'affaires.
Conseils sur les manières de réunion:
- Si vous êtes invité à envoyer un message de confirmation, faites-le dès que vous entrez dans la réunion de votre calendrier .
- Montrer à l'heure . Allez-y quelques minutes plus tôt si possible.
- Vérifiez votre téléphone portable et assurez-vous qu'il est allumé ou éteint. Vous ne devez jamais envoyer de messages texte pendant une réunion, à moins que le responsable ne vous le demande pour une personne en particulier.
- Si des rafraîchissements sont servis, une boisson est acceptable. Cependant, à moins que tout le monde ne mange, attendez la fin de la réunion pour prendre une collation.
- S'il s'agit d'un déjeuner, apportez votre nourriture à table et mangez-la aussi silencieusement que possible sans attirer l'attention sur vous.
- Ne discutez pas et n'échangez pas de notes avec d'autres participants. Ceci est très perturbant et peut donner l'impression que vous ne prenez pas votre travail assez au sérieux pour porter une attention particulière à ce qui est discuté.
- Si vous êtes appelé, répondez le plus directement possible. Lorsque vous ne connaissez pas la réponse, présentez vos excuses et soyez honnête. Aucune réponse n'est meilleure que la mauvaise.
- Après la réunion, merci l'orateur.
- Ne vous attardez pas dans la salle de réunion plus longtemps que nécessaire. Sortir vous fera paraître inactif, et vous ne voulez pas que le patron pense que vous utilisez la réunion pour se dérober à vos devoirs.
Réunions dans un restaurant
Parfois, un déjeuner est convoqué et il peut avoir lieu dans un restaurant. Même si c'est loin du bureau, rappelez-vous que vous êtes toujours au travail.
Conseils de réunion supplémentaires pour les réunions de restaurant:
- N'oublie jamais tes manières de table .
- Traitez les mésaventures de repas avec grâce et bonnes manières.
- Utilisez des ustensiles appropriés . En cas de doute, quelle fourchette accompagne chaque parcours, suivez la personne qui dirige la réunion.
- Si vous êtes dans un restaurant buffet , connaître les bonnes manières de vous aider.
- Suivez les directives appropriées pour manger des amuse-gueules .