Ne pas oublier ces tâches
Se préparer à déménager un bureau ou une entreprise peut être beaucoup plus compliqué que de déménager un ménage. La préparation est la clé et s'assurer que tout ce qui est sur votre liste est complet est essentiel. Utilisez cette liste de vérification rapide comme guide pour que votre entreprise reste sur la bonne voie.
Déterminer un calendrier et un calendrier
Votre calendrier devrait être la première chose que vous faites. Fixe la date à laquelle tout doit être sorti de l'espace de bureau, qui est la date finale de ton déménagement.
Vous aurez probablement besoin de quelques jours pour déménager, selon la quantité de choses à déplacer. Travaillez en arrière de votre date de départ et faites une liste de toutes les choses que vous devez faire avant que les camions arrivent.
Affecter des tâches et configurer un comité de déplacement si nécessaire
C'est une bonne idée de faire participer le personnel au déménagement tôt . Un comité de déménagement peut non seulement vous aider à organiser et à planifier le déménagement, mais aussi à faciliter la transition pour le reste du personnel. Demandez au comité d'examiner toutes les tâches et d'attribuer les rôles au besoin. Au fur et à mesure que le déménagement avancera, vous devrez probablement ajouter des tâches à la liste et, comme vous le faites, assurez-vous d'assigner des tâches aussi, il y a juste trop à faire pour tout faire vous-même.
Mettre en place un plan de communication interne et externe
Un plan de communication interne veillera à ce que les employés soient tenus au courant des plans de déménagement tandis qu'un plan externe tiendra vos clients et fournisseurs au courant de vos activités pendant le déménagement afin que vous puissiez garder votre entreprise en activité durant la transition.
Embaucher des déménageurs
Comme tout déménagement, l' embauche de bons déménageurs prend du temps et devrait être l'une des premières tâches sur votre liste. Demandez à un membre du personnel de dresser une liste d'au moins cinq entreprises de déménagement, puis assurez- vous de bien les étudier avant de les embaucher . Déterminer le budget, obtenir des devis et comparer les services entre les entreprises de déménagement pour décider lequel engager.
Embaucher des emballeurs professionnels
Si votre budget de déménagement peut vous aider à embaucher des emballeurs professionnels , faites-le. Cela vous évitera, à vous et à vos employés, d'avoir à remplir des espaces communs et, souvent, les espaces les plus difficiles à emballer et à déplacer. On peut demander aux employés d'emballer leurs bureaux ou leurs bureaux, car cela donne l'occasion aux employés de nettoyer leurs espaces et de se débarrasser des choses dont ils n'ont pas besoin.
Créer un nouveau plan de bureau et mise en page
C'est là que votre comité de déménagement sera vraiment utile. C'est toujours difficile d'emménager dans un nouvel espace, mais quand vous devez déterminer où vont tous et chacun, cela prend beaucoup de temps. Assurez-vous de savoir où chaque meuble sera placé et chaque employé s'assoira. Plus le plan est détaillé, mieux c'est.
Parlez à vos fournisseurs actuels
Le déplacement d'une entreprise peut signifier changer de fournisseur de services. Vérifiez vos contrats, puis décidez si vous resterez avec vos fournisseurs actuels ou si vous envisagez de changer de fournisseur. Vous devrez déterminer ce que le nouvel espace nécessitera en termes de lignes téléphoniques et d'infrastructure réseau. Parlez à votre nouveau locateur et à vos fournisseurs pour vous assurer que vous savez de quoi le nouvel espace a besoin pour qu'il n'y ait pas de trou dans le service.
Si vous louez un équipement, communiquez avec le concessionnaire pour l'aviser du déménagement et de la meilleure façon d'acheminer son équipement au nouvel emplacement.
Gardez les employés à jour et informés
Un déménagement peut être difficile pour les employés . Cela peut signifier un changement dans la façon dont ils se déplacent et si leur trajet est maintenant plus long qu'avant le déménagement. Si vous déménagez dans un espace plus petit, le personnel doit savoir comment les bureaux seront affectés et à quoi leur nouvel espace ressemblera. Les employés devraient être informés à chaque étape du processus. Essayez de garder un horaire mobile sur le tableau d'affichage de la cuisine ou dans un autre espace commun afin que les gens puissent voir comment les choses progressent et ce que l'on attend d'eux en tant qu'employés.