Si vous avez besoin de déménager votre entreprise , le meilleur endroit pour commencer à planifier comment emballer et déplacer est ici. La clé d'un déménagement réussi est de construire des alliances qui peuvent aider à motiver et coordonner le reste du personnel de bureau.
Planifier le déménagement
Créer une chronologie qui permettra toutes les étapes nécessaires de votre déménagement. Vous devrez en discuter avec le reste de votre équipe en déplacement ou avec les gestionnaires et les superviseurs pour vous assurer que c'est faisable.
Pour un petit bureau, il faut au moins trois mois pour se préparer et pour un bureau de taille moyenne à grande, au moins six à huit mois. La clé est de commencer le plus tôt possible.
L'étape suivante consiste à collecter toutes les informations sur le nouvel espace. Essayez d'obtenir des plans ou des plans d'étage afin de pouvoir identifier les composants clés tels que les prises électriques, l'espace de stockage, etc. et surtout, de déterminer la nouvelle disposition du bureau. C'est aussi une bonne idée d'avoir un plan général de disposition pour votre espace actuel afin que vous puissiez comparer les deux; Si certaines zones du bureau actuel ne fonctionnent pas, identifiez-les afin qu'elles puissent être résolues dans votre nouvel espace.
Faites également une liste des problèmes potentiels avec le nouvel espace, comme une zone de réception plus petite ou une zone de stockage moindre ou peut-être un plus grand espace ouvert qui peut nécessiter plus de cubicules ou de murs temporaires. Il peut être nécessaire d'embaucher des charpentiers ou des peintres si les murs doivent être construits ou peints.
Il a peut-être été résolu lorsque le nouvel espace a été acquis, mais assurez-vous qu'aucune autre modification de construction ou esthétique ne doit être effectuée avant le déménagement.
Rassemblez votre équipe
Pour les bureaux de taille moyenne à grande, nommer (ou demander des volontaires) quelqu'un de chaque département ou division pour coordonner leur secteur particulier.
Il peut être attribué au superviseur ou au responsable du département qui peut alors s'assurer que chaque employé assume la responsabilité de l'emballage de son bureau, de ses fichiers et de ses effets personnels. Pour les petits bureaux, vous pouvez être seul. Si oui, identifiez quelques personnes clés qui pourraient vous aider à coordonner le déménagement.
Votre équipe peut également aider à identifier les problèmes actuels avec l'ancien espace et fournir des solutions possibles pour le nouveau bureau. C'est un excellent moyen d'incorporer d'autres points de vue et de parvenir à un consensus sur le mouvement si certains ne sont pas très enthousiasmés par le changement.
Avoir des réunions régulières
Dans votre emploi du temps, organisez des réunions régulières et assurez-vous que les employés sont informés des détails de la réunion et que tout le monde sait ce qu'ils doivent faire pour emballer leur bureau ou espace de travail . Il est important de tenir tout le monde au courant pour limiter les inquiétudes ou les préoccupations; Le déménagement est stressant pour toutes les personnes impliquées, surtout si les décisions ne sont pas communiquées.
Déterminer votre budget
Si vous avez affecté un budget spécifique à votre déménagement, il sera important d'identifier les coûts avant d'embaucher des déménageurs, ou même avant d'emballer la première boîte.
Affecter des tâches
Demandez à votre comité mobile de créer une liste des tâches qui doivent être complétées et assurez-vous qu'elles sont ajoutées au calendrier / calendrier.
Vous pourriez avoir besoin de fournisseurs de services spécialisés, tels que des installateurs de lignes téléphoniques ou des spécialistes de réseaux informatiques. Demandez à chaque chef de service ou superviseur ce qui est requis de leur région. Assurez-vous que les parties communes sont couvertes, telles que la zone de réception, le hall et les zones de stockage.
L'une des tâches les plus critiques consiste à embaucher les déménageurs . Il existe des entreprises de déménagement spécialisées dans les déménagements de bureaux. Assurez-vous de faire vos recherches, posez les bonnes questions et demandez à l'entreprise de se rendre à votre bureau pour évaluer votre déménagement. Comme tout déménagement à domicile, vous devez vous assurer que l'entreprise est fiable et que vous recevez le meilleur service pour le coût. Cette tâche peut être assignée à quelques personnes, appelant chacune des entreprises spécifiques puis comparant les notes. Commencez tôt pour vous assurer d'obtenir le meilleur prix possible.
Créer une liste de contacts
Vous devez vous assurer que toutes les personnes avec lesquelles vous faites affaire, fournisseurs et clients, savent que vous déménagez.
C'est une bonne idée d'assigner cette tâche à une personne à superviser. La notification des clients et des clients nécessite des communications spécifiques sur l'endroit où vous vous dirigez et sur la façon dont l'entreprise fonctionnera pendant le déménagement. Une telle information est essentielle pour s'assurer que vos clients ne vont pas ailleurs pour vos services.