Liste de contrôle des notifications pour votre déménagement
Déplacer un bureau est compliqué. Avec tant de choses à faire, il est facile d'oublier des tâches plus petites, mais vitales. Pour que votre bureau reste sur la bonne voie, utilisez le guide de la liste de vérification suivante pour vous assurer que rien n'est laissé de côté.
Passez également en revue la liste de contrôle facile des tâches essentielles pour aider votre bureau à déménager.
Aviser les entreprises et les clients du déménagement
La liste de notification détaillée suivante peut être utilisée conjointement avec l'article Mettre à jour les informations sur l'entreprise avant de déplacer.
Utilisés ensemble, vous trouverez que vous avez couvert toutes vos bases.
Vous devriez également informer vos clients si vous allez fermer du tout pendant le déménagement ou réduire vos heures. Ce sera un avis critique pour s'assurer que les clients ne sont pas frustrés si votre porte est verrouillée. En sachant à l'avance quand vous serez ouvert, vous économiserez beaucoup d'appels téléphoniques et le client ne se rendra pas chez votre concurrent pour le service. En d'autres termes, informez vos clients de votre plan de service pendant la transition.
Clients et clients
C'est une bonne idée d'informer d'abord votre clientèle du déménagement, de préférence au moins un mois avant le déménagement. Fournissez des informations sur le nouvel emplacement, soit en envoyant une lettre officielle ou un e-mail avec la carte ci-jointe ou joint à tout le monde dans la base de données de votre entreprise. Ou dans le cas d'un magasin de détail, en plaçant une carte et un panneau de notification sur la porte d'entrée et en fournissant un petit dépliant à chaque achat.
Publiez les informations sur votre page Web avec des instructions faciles à suivre et toutes les informations qui permettront à vos clients de revenir; cela pourrait inclure une vente de «déménagement» ou une fête d'ouverture officielle.
Fournisseurs de services, fournisseurs et organismes gouvernementaux
Avertissez les services et les fournisseurs que votre entreprise utilise régulièrement.
Il peut s'agir d'une imprimante, d'un service de messagerie, d'un magasin de fournitures de bureau ou d'un fournisseur de services Internet.
Banques et assurances
Les banques exigeront une notification anticipée; vous devrez changer l'adresse sur les chèques d'entreprise, puis faire imprimer les chèques, aviser les sociétés émettrices de cartes de crédit et toute autre institution financière ou fournisseur de services. Vous pouvez décider que votre entreprise bénéficierait du transfert de comptes commerciaux d'une banque à une autre ou d'une succursale à une autre; parlez avec votre représentant bancaire des services disponibles dans le nouvel emplacement / quartier.
Les compagnies d'assurance doivent également être notifiées tôt. Ils devront évaluer le nouvel espace et vous fournir une nouvelle estimation, le cas échéant. C'est le moment idéal pour discuter avec votre assureur du déménagement et de ce dont vous aurez besoin pour vous assurer que votre bureau est protégé.
Modifier les messages téléphoniques entrants
En plus de mettre à jour l'information de l'entreprise et les documents de marketing, il y a d'autres moyens de s'assurer que le public apprenne le déménagement imminent. Ajoutez une notification au service de messagerie vocale / répondeur indiquant la date du déménagement, l'endroit où vous vous rendez et la manière dont cela peut affecter le service. Fournir également des informations de contact pour les clients qui peuvent avoir des préoccupations spécifiques.
Demandez aux employés de changer également leur ligne de messagerie vocale de bureau direct avec des informations sur le déménagement et la nouvelle adresse. Encore une fois, c'est un moyen facile de rappeler les contacts du déménagement et d'informer ceux qui ne sont pas dans la base de données de contact du changement.
Changez votre ligne de signature
L'ajout d'un avis dans la ligne de signature d'e-mail pour tous les employés garantit que chaque e-mail envoyé rappellera au destinataire le prochain mouvement. C'est un excellent moyen d'atteindre les personnes qui ne figurent pas sur la liste des contacts de l'entreprise.
Timbre Sortant Correspondance
Acheter un tampon rouge qui indique "Note Nouvelle adresse"; Les timbres peuvent généralement être achetés dans un magasin de fournitures de bureau. Tamponner le papier à en-tête mis à jour pour s'assurer que les destinataires sont au courant du changement d'adresse. Notez que cette étape de notification peut ne pas être applicable avant la fin du déplacement.
Téléphone
Cela devrait être le premier utilitaire que vous contactez à propos de votre déménagement; vous voulez vous assurer que votre entreprise reste ouverte pendant le déménagement ou qu'il y a le moins de perturbation possible. Informez la compagnie de téléphone du déménagement et demandez que les téléphones soient installés et prêts à fonctionner dans le nouvel emplacement la veille de votre date d'emménagement, juste pour vous assurer que le système est opérationnel à votre date d'arrivée.
Demandez à l'entreprise de mettre en place un système de renvoi automatique le jour de votre déménagement. Si votre entreprise change de numéro de téléphone, demandez qu'un avis soit ajouté à votre ancien numéro afin de permettre aux appelants de connaître le changement de numéro de téléphone. Une fois que vous avez déménagé, c'est une bonne idée d'appeler votre ancien numéro pour vous assurer que le service est en place. Assurez-vous également que votre nouveau numéro d'entreprise et votre nouvelle adresse sont mis à jour dans le répertoire et annuaire téléphonique suivant.
Postes, courriels et comptes de médias sociaux
Avertissez le bureau de poste de votre déménagement et prenez les dispositions nécessaires pour que le courrier soit expédié pendant quelques mois après le déménagement. Comme indiqué précédemment, ajoutez un avis de déménagement aux lignes de signature des employés avant le déménagement et après le déménagement; post-déplacer la signature devrait demander au destinataire de noter le changement d'adresse et les coordonnées.
En outre, les entreprises de messagerie régulières qui prennent et déposent doivent également être avisées du changement d'adresse et de tout changement aux services.