En tant que petit agriculteur ayant une petite entreprise agricole , vous pourriez vous demander quels documents vous devriez conserver, que ce soit pour vos propres fins, pour toute subvention ou autre aide que vous pourriez avoir reçue, ou pour les taxes.
Pourquoi conserver les registres de ferme?
La conservation des enregistrements de ferme est un élément clé de la gestion de votre petite ferme. Les registres de ferme servent un certain nombre de fins sur la petite ferme - même si c'est une ferme de passe - temps ou une propriété familiale . Voici certaines des raisons pour conserver les registres de la ferme:
- Suivi des progrès: Si vous êtes sérieux au sujet de la gestion de votre ferme, vous voudrez vous assurer que vous progressez vers vos objectifs et que vous allez de l'avant avec votre plan d'affaires .
Même si vous êtes un agriculteur amateur ou un homesteader, garder une trace peut vous assurer que vous atteignez vos objectifs et peut vous aider à être plus efficace dans votre travail à la ferme. L'agriculture est plus satisfaisante lorsque vous faites des progrès positifs par rapport à tourner vos roues. De bons registres agricoles vous aident à voir ce qui fonctionne, ce qui ne fonctionne pas et vous aident à comprendre pourquoi vous pouvez faire des changements pour aller de l'avant.
- Gérer la ferme: Bien que ce soit similaire au suivi des progrès, nous nous référons ici au suivi de choses comme le nombre d'animaux que vous avez, leur santé, les problèmes de santé que vous avez pu avoir avec eux, ce que vous leur donnez et combien / à quelle fréquence, quelles variétés de légumes vous avez et comment ils fonctionnent. Si vous tenez un journal détaillé de la ferme sur les détails de votre exploitation agricole - les animaux et les cultures, pas seulement les finances - vous obtenez une image complète du fonctionnement de votre ferme.
Parfois, vous réussissez peut-être à générer un revenu positif sur votre ferme, mais vous avez des difficultés avec un aspect des soins aux animaux qui nécessite un ajustement. Ou, vous pouvez constater que vos bénéfices souffrent, et la cause profonde est que vous chargez simplement trop peu. Vous ne serez pas en mesure de retracer cette cause à moins que vous n'enregistriez la quantité de nourriture que vous achetez et le nombre de poulets qui se traduisent, par exemple.
Vous avez besoin des deux côtés de l'équation pour gérer efficacement votre ferme.
Obtenir des prêts et des subventions: Beaucoup de subventions et de prêts pour les petits agriculteurs exigent que vous ayez des dossiers financiers pour montrer ce que vous avez gagné, quelles sont vos dépenses, et ainsi de suite. Certes, si vous souhaitez emprunter de l'argent auprès d'une banque ou d'une autre institution financière, ils peuvent exiger des états financiers pour prouver que la ferme est financièrement viable.
Impôts: Des déclarations de revenus devront être produites pour votre petite ferme. Vous voulez garder une trace détaillée des dépenses et des revenus pour l'IRS, pour vous assurer que vous payez les taxes appropriées pour votre ferme. Consulter un comptable pour les détails spécifiques à votre situation, mais le suivi des revenus et des dépenses est un must pour toute ferme.
Quels enregistrements devez-vous conserver?
C'est là que ça devient compliqué et très individuel. Il est difficile de faire des recommandations générales sur ce que vous devez suivre dans une ferme, une ferme ou une ferme familiale à petite échelle. Cela dépend vraiment de vos objectifs. Alors commencez avec votre plan d'affaires et travaillez à partir de là. De quoi avez-vous besoin pour savoir si vous atteignez vos objectifs? Comment saurez-vous si le marketing réussit?
Financièrement, toutes les exploitations devraient suivre leurs revenus et leurs dépenses.
Consultez un fiscaliste pour plus de détails ici, mais vous voudrez classer les dépenses en fonction de vos catégories de revenus et vous voudrez vous assurer que vous avez capturé chaque centime dépensé.
Une fois que vous savez ce qu'il faut suivre, il s'agit de déterminer quel type de tenue de dossiers vous convient. Vos options vont d'un cahier écrit à la main à une feuille de calcul informatique ou à un programme de comptabilité spécialisé, ou une combinaison. Vous pouvez suivre les dépenses en ligne et garder les choses automatisées de cette façon, mais pour le travail agricole, pensez à prendre un cahier sur le terrain pour enregistrer ce que vous avez planté et quand, ce que vous avez découvert lors de l'inspection des abeilles. Faites une liste maîtresse des informations que vous souhaitez suivre, triez-les en catégories et décidez comment vous allez suivre chaque catégorie d'informations.