Etiquette de base d'email

Le courrier électronique est l'un des principaux moyens par lesquels les gens envoient des communications écrites maintenant, et il est peu probable que cela change jamais. C'est facile, rapide et ne nécessite pas de tampon.

Fini le temps où vous devez attendre une semaine ou plus pour recevoir une lettre ou une réponse par la poste. Il n'est pas nécessaire de faire des courses d'urgence au bureau de poste pour peser vos enveloppes et ramasser assez de timbres pour les factures et les lettres. En fait, beaucoup de gens n'ont même jamais adressé une enveloppe ou envoyé une lettre par l'intermédiaire du bureau de poste américain.

Le courrier électronique est devenu l'un des moyens les plus simples et les plus rapides de communiquer, personnellement et en entreprise. C'est devenu un tel phénomène que le service postal des États-Unis, toujours fidèle, s'efforce de trouver des moyens de rester en affaires.

Il n'est donc pas surprenant que l'étiquette électronique , souvent appelée Netiquette, soit un sujet brûlant pour la culture actuelle. Les courriels sont envoyés tous les jours par une grande partie de la population américaine. La plupart des entreprises utilisent le courrier électronique pour communiquer avec leurs employés tout au long de la journée. Presque chaque ménage a au moins un ordinateur avec accès à Internet et dans ces ménages sont les mamans, les papas, les enfants, les adolescents et peut-être même les grands-parents, dont la plupart ou la plupart reçoivent et envoient des courriels.

Nous vivons dans un micro-ondes, la société axée sur Internet, et personne ne veut prendre le temps d'écrire une lettre à la main, même si elle est tellement plus intime et personnelle. Pourtant, il existe de nombreuses circonstances dans lesquelles le courrier électronique fonctionne mieux que le courrier postal.

Voici quelques règles et ne pas faire attention à l'étiquette lorsque vous rédigez des courriels.

1. Préparer. Avant de commencer à taper un courriel, qu'il s'agisse d'une note initiale ou d'une réponse, vous devriez vous demander ce que vous aimeriez communiquer. En bref, quel est votre but pour l'écriture? Une fois que vous le savez, vous pouvez lire le courriel rempli avant de l'envoyer pour vous assurer que vous avez atteint votre objectif. S'il fait la note, alors envoyez-le; Si le texte est confus, dur, ou peu clair, alors peut-être que vous devriez recommencer.

1. Communiquer. Rappelez-vous que vous communiquez avec une personne réelle qui recevra ce courrier. Dans cet esprit, vous devriez vous adresser à la personne par son nom et être respectueux. S'il s'agit d'une réponse à un e-mail reçu, vous devez prendre le temps de répondre à toute question ou demande au début de la note.
2. Respirer. Nous avons tous été coupables à un moment ou un autre de perdre notre calme. Si vous recevez un email qui vous met en colère ou vous dérange, ne répondez pas en nature. Prenez la route et répondez seulement à l'accusé de réception ou prenez un peu de temps avant de répondre afin que vous puissiez vous calmer et répondre avec un message bien pensé. Vous ne voulez jamais répondre à un email (ou toute autre forme de communication) dans la colère. Quand nous sommes en colère, nous avons tendance à dire (ou à écrire) des choses que nous ne voulons pas ou que nous n'avons pas besoin de dire. Rappelez-vous qu'une fois que votre email est envoyé, il est là pour toujours.
3. Soyez transparent. Votre ligne d'objet doit être une représentation fidèle de la raison pour laquelle vous contactez le destinataire. Utilisez des phrases qui se rapportent à l'objet du courrier. Cela est vrai que vous composiez un e-mail professionnel ou personnel. Par exemple, si vous écrivez un courriel à votre mère au sujet de sa visite la semaine prochaine, votre ligne d'objet devrait lire quelque chose comme «Votre visite».

1. Recherche. Si vous envoyez un courriel à un associé, il est approprié que vous utilisiez son nom de famille et son titre. Faites la recherche et adressez le destinataire correctement. Le président de la compagnie pourrait être adressé comme M. Taylor ou le président Taylor.
2. Spellcheck. L'utilisation de la vérification orthographique est importante lorsque vous communiquez par écrit. Lorsque vous envoyez une note pleine d'erreurs, elle indique que vous êtes bâclé ou que vous ne faites pas attention aux détails. Essayez de toujours exécuter la vérification orthographique ou utilisez un programme qui corrige automatiquement. Puis relisez-le pour vous assurer que les mots que vous vouliez utiliser n'étaient pas corrigés automatiquement.
3. Relire. Vous devriez prendre les quelques secondes ou minutes supplémentaires nécessaires pour faire une relecture rapide de tout courriel que vous prévoyez d'envoyer. Prenez ce temps pour éditer des phrases gênantes ou pour placer des signes de ponctuation manquants.

1. Surveillez le ton. Parfois, un e-mail peut différer de la façon dont vous l'avez prévu. Le ton de votre email est très important et est tout aussi important que votre message. Parce que c'est une communication écrite, vous devez vous assurer que votre ton est agréable et que c'est une représentation fidèle de ce que vous voulez dire. Rappelez-vous que votre destinataire ne peut pas entendre le rire dans votre voix ou voir le sourire sur votre visage. À moins que vous ne souhaitiez pré-écrire tout ce que vous écrivez, vous devriez éviter toute langue dans le courriel qui pourrait être mal interprétée de quelque façon que ce soit.
2. Soyez court et doux. Essayez de ne pas écrire un roman lorsque vous envoyez un courriel. La plupart des gens ne veulent vraiment pas lire autant dans un courriel. Si l'e-mail est nécessairement long, essayez d'aider le destinataire en mettant en évidence les concepts clés, en utilisant des puces ou en résumant le sujet dans le premier paragraphe.
3. Communiquez bien. Vous ne voulez pas confondre votre lecteur, alors prenez le temps d'être clair et concis dans votre écriture. Si vous envoyez un courriel à un ami, vous pouvez être plus décontracté dans votre style d'écriture. Toutefois, s'il s'agit d'une communication d'entreprise , utilisez une grammaire correcte et évitez d'utiliser des symboles ou des emojis qui vous rendent moins professionnels.

La communication par e-mail est très populaire. Prenez le temps d'engager la Règle d'Or, et vous ferez un long chemin pour devenir un pro de netiquette polie.

Edité par Debby Mayne