Importance de l'étiquette appropriée d'email

Avez-vous déjà reçu un courriel qui vous a laissé vous poser des questions sur la personne qui l'a envoyé? Ou pire, avez-vous déjà envoyé un e-mail que vous avez regretté plus tard?

Être à la réception d'un mauvais courriel peut vous laisser secouer la tête et essayer de comprendre ce que l'autre personne pensait. Etre celui qui l'a envoyé peut gâcher un jour génial, et cela peut avoir des répercussions négatives plus tard.

La vitesse de zipper un email en a fait la méthode de communication préférée. Que vous envoyiez un e-mail personnel ou professionnel, il est essentiel de respecter les règles d'étiquette pour éviter les problèmes de communication ou les difficultés.

Suivez la règle d'or en traitant le destinataire comme vous voulez être traité. Avant de cliquer sur "envoyer" sur un e-mail, prenez une minute et donnez-lui une lecture supplémentaire. L'utilisation efficace de l'email peut vous mettre dans une lumière positive avec votre superviseur et peut même vous donner un avantage quand il est temps pour une promotion .

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  Ne présumez pas la vie privée

  Gardez à l'esprit que votre entreprise et vos e - mails personnels ne sont peut-être pas confidentiels. Votre entreprise a le droit de lire tout ce qui est envoyé par le bureau, donc ne jamais écrire et envoyer des informations personnelles ou très sensibles du travail. Le courrier électronique personnel de la maison peut être transféré, donc ne mettez rien par écrit qui pourrait causer un problème s'il atteint la mauvaise personne.

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  Restez à l'écart des commentaires offensants

  Évitez les commentaires offensants dans votre courrier électronique. Cela inclut des remarques racistes, sexistes ou négatives au sujet d'une autre personne ou entreprise. Si vous recevez un e-mail offensant, ne répondez pas ou ne le transférez à personne. N'utilisez jamais l'email pour dire n'importe quoi qui peut être mal interprété à votre patron .

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  Ne criez pas

  Rappelez-vous que lorsque vous tapez tout en majuscules, votre email apparaît comme un cri. Certaines personnes pensent que cela rend leur message plus facile à lire, mais ce n'est pas le cas. Utilisez une police qui est facile sur les yeux lorsqu'il est lu en lettres majuscules standard.

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  Editez vos messages

  Modifiez vos e-mails avant de les envoyer. Utilisez orthographe et parcourir tous les courriels d'affaires pour vous assurer que vous avez une bonne grammaire. Vous voulez toujours vous présenter comme un professionnel dans la correspondance. Vérifiez vos courriels personnels une fois que vous avez terminé de les écrire pour vous assurer que le message que vous avez reçu est exact. Déposer un seul mot peut changer la signification d'une phrase.

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  Répondre avec prudence

  Connaissez la bonne façon de répondre aux courriels que vous recevez. Portez une attention particulière à l'expéditeur et les autres dans les champs "à" et "cc". Répondez le plus rapidement possible plutôt que de laisser votre dossier "enregistré" devenir trop encombré.

  Évitez l'envie de frapper "répondre à tous" avant de regarder pour voir qui est répertorié dans l'en-tête. Votre réponse peut induire les autres en erreur sur la liste, ou vous pourriez finir par envoyer des informations inutiles à des personnes que vous ne connaissez pas. La seule fois où vous devez cliquer sur "Répondre à tous", c'est si vous êtes sûr que tout le monde a besoin des informations que vous envoyez.

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  Familiarisez-vous avec les outils de messagerie

  Connaître les outils et les types de courriels. Cela inclut "to", "cc", "bcc" et les lignes d'objet. Le destinataire principal doit être dans le champ "à". Lorsque vous devez copier quelqu'un, vous devez normalement ajouter cette personne au champ "cc" ou copie carbone. Si quelqu'un doit être copié sans que les autres sur la liste reçoivent son email, utilisez "bcc" ou copie carbone invisible. Copiez uniquement les personnes qui ont besoin de connaître les informations que vous envoyez.

  Ne transmettez jamais les emails de la chaîne. Ceux-ci peuvent devenir encombrants et obstruer les boîtes aux lettres des gens au point d'agacement . Vous ne voulez pas devenir la personne qui transmet des messages qui peuvent ou ne peuvent pas être vrais.

  Vous devez toujours remplir la ligne d'objet pour un e-mail lié aux affaires, et il est préférable dans un e-mail personnel. Gardez la ligne d'objet aussi courte que possible et ne disposez que d'un sujet par envoi.

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  Reste bref

  La plupart des gens préfèrent de brefs courriels plutôt que de longs messages verbeux. Si possible, énoncez votre point en quelques phrases. Pour un message plus long, commencez par un paragraphe introductif permettant aux personnes de connaître les bases. Si vous avez plus d'un sujet, divisez votre message en plusieurs envois, avec un sujet par e-mail.

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  Regardez votre ton

  Maintenez un ton positif dans vos communications par courriel. Rappelez-vous que les remarques sarcastiques peuvent paraître méchantes plutôt que drôles. Gardez l'humour sarcastique pour les communications vocales afin que les autres puissent entendre le ton de votre voix. Cela inclut également la colère. Vous devriez toujours éviter d'envoyer des courriels fâchés, ou vous risquez d'offenser quelqu'un avec qui vous travaillez ou dont vous vous souciez.

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  Utilisez les drapeaux de priorité avec discrétion

  Si vous avez un indicateur de haute priorité, utilisez-le uniquement si nécessaire. L'utiliser trop aura finalement l'effet inverse que vous souhaitez et enverra vos e-mails au bas de la liste des priorités pour les destinataires.

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  Signer votre nom

  N'oubliez pas de signer vos emails. Les destinataires peuvent être ennuyés s'ils doivent faire défiler vers le haut et découvrir qui leur a envoyé le message. Si vous attendez une réponse par téléphone, assurez-vous d'inclure le numéro, même si vous savez que la personne l'a dans son dossier. Le but du courrier électronique est de gagner du temps, et le fait d'arrêter ce qu'il fait va ralentir les choses. Si vous avez une ligne de signature, gardez-la à jour avec l'adresse e-mail et les numéros de téléphone appropriés.