Comment organiser un système de dépôt à la maison en 7 étapes

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Comment configurer un système de classement et de stockage de papier qui fonctionnera pour toujours

La lutte est réelle: la gestion des papiers et le fouillis de papier sont les fosses. C'est pourquoi il est crucial de mettre en place un système de classement à la maison facile et faisable que vous utiliserez réellement. Aujourd'hui, c'est ce que nous allons faire ensemble.

Objectif

Apprenez à mettre en place un système de classement à domicile que vous utiliserez pour le reste de votre vie. Il doit être flexible pour s'adapter aux changements de style de vie, et il doit être simple pour que vous continuiez à le faire.

Ce dont vous aurez besoin

• Classeur ou boîte de classement
• Dossiers suspendus (j'aime ceux en couleur qui sont illustrés ci-dessus)
• Support de fichier de bureau
• Shredder
• Poubelle de recyclage
• Dossiers de fichiers
• Étiqueteuse ou stylo

Timing

C'est un projet de week-end. Nous vous recommandons de ne pas commencer la semaine après une longue journée de travail / école, etc. Commencez celle-ci un samedi ou un dimanche matin avec une tasse de café ou de thé et laissez-vous faire.

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Rassemblez tous vos papiers en un seul endroit

La première étape dans la mise en place d'un système de classement à domicile est de rassembler tous vos fichiers et papiers dans le même espace afin que vous puissiez trier, recycler et déchiqueter. Avoir tout en un seul endroit présente les avantages suivants:

1. Cela vous permettra de rester concentré sur la tâche à accomplir. Lorsque vous essayez de accomplir une tâche dont vous n'êtes pas excité (comme le dépôt), toute excuse pour errer et commencer un autre nouveau projet. Si vous avez tous vos approvisionnements (énumérés ici) et tous vos papiers dans un endroit, vous n'avez vraiment aucune excuse mais creuser dedans.
2. Vous serez plus complet. Faire un balayage de votre maison à l'avance signifie que vous n'aurez pas à répéter la tâche dans quelques semaines lorsque vous trouverez une pile oubliée de papiers dans la buanderie.

Quelques endroits où chercher des documents (autres que les tiroirs de bureau, les classeurs et la pile de courrier):

1. Le salon. Les papiers ont tendance à s'accumuler dans le salon parce que nous n'avons souvent aucune idée de ce qu'il faut faire avec eux. C'est pourquoi vous devriez toujours mettre des papiers dont vous n'êtes pas sûr quoi faire avec dans ma boîte de courrier.
2. Sacs Sacs à dos, sacs de travail, sacs à main, sacs de sport et valises.
3. La cuisine. Les piles de papier ont un moyen de finir dans la cuisine. C'est parce que la cuisine est souvent le premier endroit où nous nous dirigeons lorsque nous franchissons la porte.

Alors, rassemblez tous vos papiers et ensuite ...

Choisissez un bon endroit avec une surface dure sur laquelle vous pouvez créer 5 piles. Cela peut être la table de la cuisine, le lit de la chambre d'amis ou votre bureau s'il est assez grand. Si vous n'avez pas une surface assez grande, le sol fonctionne aussi.

Si vous avez tellement de papiers que vos piles peuvent basculer, utilisez des poubelles ou même des boîtes en carton. Étiquetez-les pour les garder séparés et pour éviter les erreurs - comme jeter accidentellement les déclarations d'impôt de l'an dernier dans la case «recycler».

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Séparez vos papiers en cinq catégories

Maintenant, il est temps de se mettre au travail. Vous allez devoir toucher chaque document et prendre une décision à ce sujet.

Règle: Vous devez prendre une décision sur chaque morceau de papier. Ça va aller dans l'une de ces 5 catégories:

1. Action: Documents dont vous avez besoin pour agir, puis les supprimer. Ne les confondez pas avec ce que nous appelons dans une catégorie ci-dessous "Ménage". Les documents du ménage sont classés de façon permanente, les dossiers d'action seront utilisés une fois, puis rejetés.
   Exemples: invitations, tickets de parking, rappels de rendez-vous, devoirs, factures, etc.

2. Archive: Documents ou documents auxquels vous devez vous attacher mais que vous n'avez pas besoin de consulter ou d'utiliser plus d'une ou deux fois par an.
   Exemples: déclarations de revenus, dossiers médicaux, dossiers scolaires, preuve que vous avez participé à des fonctions de juré, actes, baux, contrats, etc.

3. Ménage: Ce sont des papiers que vous utilisez pour garder votre maison (et la vie) en cours d'exécution.
   Exemples: coupons, recettes, manuels d'utilisation, reçus pour les taxes de cette année, documents pour les voyages à venir, etc.

4. Recycler: papiers et documents qui ne rentrent dans aucune des catégories ci-dessus et ne contiennent aucune information personnelle.
   Exemples: Courrier indésirable, feuilles de travail d'un séminaire qui ne vous intéressent plus, journaux, magazines, vieux devoirs dont vous n'avez pas besoin, enveloppes utilisées, etc.

5. Shred: papiers et documents qui ne tombent pas dans les catégories 1-3, mais contiennent des informations d'identification personnelles.
   Exemple: offres de carte de crédit, relevés bancaires anciens, factures, etc.

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Déchiqueteur + Supprimez les documents et les fichiers dont vous n'avez plus besoin

Votre plus gros tas sera recyclé. Recyclez-les d'abord - l'objet ici est de réduire la quantité de papier que vous traitez le plus rapidement possible.

Ensuite, déchiqueter les déchiqueteuses - cela devrait inclure tout ce qui vous identifie au-delà de votre nom et votre adresse.

Alternativement, ce rouleau Guard Your ID de The Container Store est très juste prix et très pratique pour ceux qui en ont marre d'avoir votre confiture de déchiqueteuse. De cette façon, vous pouvez simplement tamponner vos informations d'identification et recycler le courrier et les documents avec des informations personnelles sur eux au lieu de déchiqueter.

Maintenant que vous avez jeté les ordures, il est temps de mettre en place un système qui est:

1. Facile à utiliser, donc vous l' utiliserez réellement;
2. Assez flexible pour s'adapter aux changements de vie et aux nouveaux projets; et,
3. Sécurisé donc quand vous avez besoin de trouver quelque chose rapidement, vous pouvez le trouver.

La beauté ici est que vous pouvez casser ces catégories plus loin selon la quantité de papier qui entre et sort de votre maison ou bureau.

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Configurer un fichier archive pour votre système de classement

Il est assez facile de décider quels papiers vont dans votre fichier d'archives. Ce sont les papiers les plus importants que vous possédez. Ils sont la preuve que vous et votre famille existent, payez vos impôts, possédez des maisons et des voitures, êtes diplômé de l'université, pouvez voyager en dehors de votre pays avec un passeport ou un visa. Si vous êtes propriétaire d'une entreprise ou possédez plus d'une propriété, ce fichier sera encore plus volumineux.

Voici une liste de bases à conserver dans ce fichier:

• déclarations de revenus
• dossiers médicaux
• dossiers académiques
• la preuve que vous avez servi comme juré
• actes
• baux
• contrats
• passeport
• cartes de sécurité si cial
• dossiers d'emploi
• certificats de baptême
• documents d'assurance-vie / de retraite

Stockez ces papiers dans une boîte de classement dans des dossiers étiquetés. Pensez à acheter une boîte ignifuge une fois que vous commencez à acquérir plus de «trucs» pour rester en sécurité.

Gardez les fichiers que vous utilisez souvent (alias quelques fois par an) à l'avant. Résistez à l'envie de trop organiser cet espace parce que si vous devenez trop précis, il devient plus difficile de trouver des choses quand vous en avez vraiment besoin. Généralement, si vous plongez dans votre fichier Archive, vous avez vraiment, vraiment besoin de ce morceau de papier afin de le rendre aussi facile que possible sur vous-même.

Voici mes catégories:

• Académique
• Voiture
• Emploi
• Financier
• Santé
• ID
• Assurance
• Immobilier

Organisez-les par ordre alphabétique, mais gardez le fichier d'identification à l'avance. Cela a des choses comme votre certificat de naissance, passeport, carte de sécurité sociale et certificat de baptême. C'est aussi là que vous devriez garder votre licence de mariage.

Pour stocker ces documents, considérez fortement une boîte de dépôt de haute sécurité qui, à moins de 50 $, est une grande valeur *. Une autre option est la boîte de prescription de haute sécurité. Celui-ci est conçu pour les fournitures médicales, mais pourrait facilement contenir plusieurs papiers ne peut pas perdre.

Vous pouvez configurer votre propre bricolage votre propre fichier, ou vous pouvez utiliser FileSolutions Home Filing System.

* Si vous perdez ces fichiers, vous finirez par payer beaucoup, beaucoup plus pour obtenir des copies des bureaux d'enregistrement, des greffiers municipaux, des institutions académiques, etc., donc 50 $ est un investissement judicieux et intéressant.

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Organiser un fichier de ménage

Voici une bonne règle de base pour ce que vous devriez stocker dans votre fichier de ménage: Tout ce dont vous pourriez avoir besoin à l'avenir, mais vous n'avez pas besoin d'agir immédiatement, cela n'appartient pas à votre fichier archive. Utilisez votre propre fichier de ménage (appelé classeur de ménage) comme exemple afin que vous ayez une meilleure idée de ce qu'il faut stocker dans ce fichier et quoi ne pas faire.

Tout d'abord, au lieu d'une boîte de classement ou d'une poubelle, j'ai créé un classeur avec des sections et ensuite des pochettes pour ranger des choses comme des coupons et des cartes-cadeaux. Vous pouvez utiliser ce classeur et avoir des sections pour:

• Coupons / Groupons
• Cartes cadeaux
• Documents pour les voyages / voyages à venir
• Les remises que j'ai soumises et j'attends de recevoir mon chèque
• Reçus pour les articles coûteux comme un appareil électroménager ou un grand meuble
• Avoir une poche pour toutes vos cartes de récompenses
• Notes et documents de référence pour les projets à venir sur lesquels vous travaillez
• Recettes*
• Reçus pour les taxes
• Assurance auto / habitation / locataire

Vous pourriez probablement simplement numériser la plupart d'entre eux dans un compte Evernote , mais lorsque vous en aurez besoin, vous devrez l'imprimer à nouveau, alors déposez-le dans ce cahier et appelez-le votre cahier d'exercices.

* Gardez un fichier séparé pour les recettes que vous voulez revenir un jour mais pas.

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Configurer un fichier d'action

Le fichier Action contient les documents dont vous avez besoin pour agir, puis les supprimer. Tous les documents ou documents qui doivent être déposés de manière permanente ou pour une longue période (plus d'un mois), appartiennent probablement à votre dossier de ménage.

Les fichiers d'action sont:

• Va être utilisé une fois et ensuite jeté; ou,
• Les fichiers que vous attendez d'agir.

Utilisez une boîte pour tenir ces papiers, en particulier, et nous recommandons cette boîte. Choisissez l'orange parce que c'est une couleur flashy et la pensée est, il vous faudra passer par la boîte au moins une fois par semaine. Cela peut également servir de boîte de réception pour gérer le courrier .

Voici des exemples de ce qu'il faut conserver dans votre fichier Action:

Courrier entrant:

• Tout ce que vous recevez dans le courrier va dans ce fichier
• Tout morceau de papier que quelqu'un vous tend ou que vous saisissez et enfilez dans votre sac à main va ici

Éléments du calendrier:

• Invitations pour les événements à venir et toutes les directions ou cartes de réponse qui les accompagnent
• Les factures à payer, puis déchiqueter ou recycler
• Permission de signer
• Rappels de rendez-vous

Articles à payer:

• Billets de stationnement à payer
• Des factures à payer

Articles que j'attends:

• Reçus pour tout ce que vous avez acheté récemment au cas où vous décidiez de revenir. Par exemple, si vous recevez un paquet d'Amazon, vous jetez le bon de livraison dans cette poubelle au cas où les produits ne fonctionneraient pas et que vous deviez le retourner. Idem pour les autres paquets que vous recevez.
• Reçus pour tout ce que vous attendez. Par exemple, si vous avez présenté une facture à votre compagnie d'assurance et que vous attendez le remboursement, cela figure dans ce dossier. Si vous avez retourné quelque chose et que vous attendez que le remboursement apparaisse dans votre relevé bancaire ou sur ma facture de carte de crédit, il est inscrit dans cette case.

Vous pouvez diviser ce fichier en plusieurs catégories, mais il est plus facile de tout jeter dans cette case et de passer une fois, deux ou trois fois par semaine. À ce stade, vous pouvez recycler ou déchiqueter tout ce dont vous n'avez plus besoin, classer tout ce qui appartient aux archives ou à la maison et agir sur tout ce qui doit être traité. L'objectif est de garder ce fichier aussi petit que possible.

Mais ... l'astuce est que vous devez passer par ce fichier au moins une fois par semaine, de préférence plus souvent. Je recommande fortement d'ajouter cette tâche à votre routine personnelle d'organisation hebdomadaire , de cette façon vous déposez et stockez une quantité relativement faible de documents une fois par semaine plutôt que