Nous y avons tous été. Vingt-cinq invitations de fête d' anniversaire envoyées dans la salle de classe, clairement marquées d'une date pour confirmer votre présence, et le jour va et vient avec peu ou pas de réponse. Peut-être que vous avez besoin de compter le nombre de personnes dans le lieu de la fête ou de prévoir assez de nourriture pour votre fête à la maison. Peut-être que vous vouliez personnaliser les faveurs . Peu importe la raison, placer une note RSVP sur une invitation signifie que vous attendez une réponse, et puisque vous étiez assez courtois pour inviter quelqu'un, ils devraient rendre cette gentillesse avec une simple réponse, n'est-ce pas?
Eh bien, peut-être pas exactement. Bien sûr, il y aura toujours des parents qui ne répondront pas parce qu'ils ne peuvent pas être dérangés, mais il y a beaucoup d'autres raisons que vous n'avez peut-être pas entendues de la part de ces parents. Certains d'entre eux n'ont peut-être même pas vu l'invitation. Dans mes années en tant que parent d'écoliers, j'ai sauvé plus d'une invitation de fête d'anniversaire plissée et en lambeaux, déjà-passé-le-date de l'abîme au fond d'un sac à dos.
Les autres parents peuvent ne pas comprendre ce que veut dire RSVP. J'ai déjà reçu une invitation à une fête d'anniversaire qui avait une date RSVP sur une ligne, suivie de "regrets seulement" sur la ligne suivante. Quand j'ai appelé pour faire savoir à la mère que nous serions présents, elle a déploré le peu de réponses qu'elle avait reçues. Bien sûr, il y a eu un moment où Emily Post a peut-être inspiré tout le monde à répondre à une invitation, mais soyons réalistes, la plupart des parents sont trop occupés pour lire tous leurs courriels, et encore moins parcourir les pages d'un guide. bonne étiquette.
À l'époque où tout le monde était assis autour de lire Emily Post, ils connaissaient aussi tous les gens qu'ils demandaient de confirmer leur présence aux événements. Si l'un des invités n'a pas répondu, l'hôte de la fête peut simplement les appeler et leur demander directement une réponse. Pour les anniversaires des enfants, il est assez facile de faire la même chose pour les amis proches et les membres de la famille (bien que ce ne soit pas obligatoire), mais une politique scolaire courante qui invite à inviter toute la classe. ne permet pas le partage des informations de contact des autres parents, et vous pouvez voir comment le dilemme RSVP de son camarade de classe est devenu un dilemme en premier lieu.
Alors, qu'est-ce qu'un parent qui planifie, que j'ai vraiment besoin de faire? La vérité est, autre que d'inviter seulement les enfants pour lesquels vous avez une sorte de coordonnées; il n'y a pas de moyen infaillible pour garantir un RSVP de chaque invité. Il y a cependant quelques méthodes que vous pouvez essayer d'aider à encourager une meilleure réponse.
- Inclure les choix de réponse numérique
Il y a quelques années, j'ai commencé à ajouter une adresse e-mail avec un numéro de téléphone après la date RSVP. J'ai reçu une poignée de réponses par courriel - tous les regrets - que je crois que je n'ai peut-être pas reçu autrement par téléphone. Dans une conversation ultérieure avec d'autres parents, il s'avère que beaucoup de gens se sentent gênés d'appeler quelqu'un qu'ils ne connaissent pas pour refuser une invitation à une fête. Bon nombre d'entre eux, en fait, ont dit qu'ils ressentaient cette gêne parce qu'ils inventaient une excuse autre que la véritable raison pour laquelle ils ne seraient pas présents. L'option de messagerie moins personnelle (je n'ai pas besoin de parler à une personne) m'a permis d'éviter cette maladresse tout en me faisant savoir qu'elle avait effectivement reçu l'invitation, mais qu'elle devait malheureusement décliner.
Lorsque la messagerie texte est devenue populaire, j'ai commencé à ajouter mon numéro de téléphone portable aux invitations à une fête, avec une note qui spécifiait que cela pouvait être utilisé pour appeler ou pour envoyer un message texte.
Depuis l'ajout d'une option de texte, mon pourcentage RSVP a considérablement augmenté.
Il semble que plus vous fournissez d'options pour répondre électroniquement, plus vous aurez de chances de recueillir plus de réponses, alors allez-y et ajoutez une option de courriel et de texte à vos invitations.
- Inversez les "Regrets seulement"
Le terme «regrets seulement» sur une invitation signifie simplement que vous n'avez pas besoin de confirmer votre présence si vous prévoyez de venir, mais s'il vous plaît appelez et dites à l'hôtesse si vous ne pouvez pas le faire. Malheureusement, la plupart des gens semblent faire le contraire: répondre s'ils viennent et ignorer l'invitation s'ils ne le sont pas.
Au lieu d'utiliser le terme "regrets seulement", pourquoi ne pas ajouter une note qui dit quelque chose comme "RSVP seulement si vous prévoyez d'y assister. Toutes les non-réponses seront considérées comme un non. "Puisque c'est ce que la plupart des gens font de toute façon, c'est un moyen efficace de clarifier que quelqu'un qui ne téléphone pas ne doit pas se présenter le jour de la fête.
Oui, cela pourrait être impoli (je pars là, je suis encore coincé sur ces vieilles règles d'étiquette), mais honnêtement, planifier une fête pour un grand groupe d'enfants est déjà assez difficile sans se poser la question de savoir si 16 personnes répondu vont apparaître à la dernière minute et créer une pénurie de gâteau d'anniversaire. Pourtant, si vous vous sentez comme une telle déclaration pourrait vous geler à la prochaine réunion APT, allez-y et blâmer quelqu'un d'autre. Si votre événement est organisé sur un site de fête pour enfants, par exemple, indiquez dans votre note que le lieu «exige» un dénombrement précis avant une certaine date et ne pourra pas accueillir plus que ce qui est comptabilisé. L'avoir à la maison? Blâmer le traiteur - même si vous n'utilisez pas un (au moment où la fête arrive, vous pouvez toujours dire que vous avez changé d'avis et a décidé d'aller avec de la pizza à la place).
- Donnez-leur une raison de répondre
Vous n'êtes peut-être pas en mesure d'inciter tout le monde à répondre, mais vous pouvez obtenir quelques réponses en ajoutant des notes expliquant pourquoi vous avez besoin d'une réponse (autre que le nombre de têtes évident). Par exemple, j'aime personnaliser les cadeaux d' anniversaire de mes enfants. Cela s'est avéré difficile lorsque mes enfants ont traversé les années d'école, et il y a eu des moments où j'ai dû choisir des faveurs moins personnelles et plus génériques. Depuis, j'ai ajouté des notes qui disent: «S'il vous plaît répondez avec l'orthographe correcte du nom de votre enfant pour des cadeaux personnalisés.» Cela encouragerait certaines de ces personnes de dernière minute à s'engager plus tôt et à éviter de laisser leur enfant de l'amusement.
Vous pouvez utiliser cette même stratégie pour indiquer que vous avez besoin d'une réponse précise pour vous assurer d'avoir suffisamment de cupcakes ou de prix pour les parties. Parfois, les parents ne se rendent pas vraiment compte que les chiffres sont importants lors de la planification d'une fête d'anniversaire, alors il n'y a rien de mal à les signaler avec douceur.
En fin de compte, il n'y a vraiment aucun moyen de s'assurer que chaque invité répondra en temps opportun (ou pas du tout), mais quelques-unes de ces stratégies devraient encourager plus d'une réponse qu'un standard "RSVP by 10/12" est susceptible de recueillir.