Une liste de vérification rapide de la durée de conservation des documents + Quoi déchiqueter
Le papier est pénible, et la gestion d'un système de classement à domicile peut être un frein, mais certains documents doivent être conservés parce que vous ne savez jamais quand vous en aurez besoin. Voici une introduction sur la durée de conservation des documents et lorsque vous en avez terminé avec eux, ceux que vous devez détruire. Cela devrait servir de guide de référence rapide pour la création et le maintien d'un système de classement à la maison.
Tout d'abord, pensez à réduire la quantité de papier que vous recevez et vous finirez par devoir déchiqueter ou produire moins.
Cela signifie se débarrasser du courrier indésirable, s'inscrire pour les factures électroniques et ne pas accepter les dépliants, les coupons que vous n'utiliserez jamais, ou d'autres éphémères vous vous sentez comme si vous avez besoin de vous accrocher quand vous savez que vous ne le faites pas.
Si vous êtes vraiment aux prises avec un fouillis de papier au point où vous avez l'impression de le thésauriser , adressez-vous à un professionnel qui pourra vous guider dans le processus de désencombrement.
La deuxième étape consiste à s'assurer que vous avez un bon système de gestion du courrier en place. Plus vous manipulez efficacement le courrier que vous avez reçu, moins vous aurez à faire une grosse session de classement / déchiquetage / recyclage.
Mettre en place un système de classement électronique
Se débarrasser de votre dépôt de papier en mettant en place un système de classement électronique vous permettra d'économiser de l'espace et vous débarrasser de l'encombrement de papier. C'est une victoire. De nos jours, le système de classement électronique a beaucoup de sens. Pour commencer, vous avez besoin d'un scanner et d'un emplacement pour stocker vos fichiers, un système de dossiers sur un ordinateur ou dans le cloud, et un disque dur externe.
Configurer des dossiers généraux pour différents types de documents (exemples: ménage, taxes, auto, certificats de naissance, etc.) Vous n'avez pas besoin d'être trop précis avec le document de stockage, car les systèmes de classement électroniques sont consultables.
Ensuite, numérisez chaque document et stockez dans un dossier en fonction du contenu.
Conserver des copies de documents importants
Pour vos documents super importants, les experts conseillent de conserver des copies.
Cela peut signifier conserver une copie dans votre stockage en nuage et une autre sur un disque dur. Cela pourrait également signifier conserver une copie dans votre dépôt électronique et une copie papier dans un coffre-fort ignifuge.
Stockez ces documents pour toujours
Ces documents doivent être stockés pour toujours:
Dossiers académiques - Diplômes, relevés de notes et tout travail de portfolio qui pourrait être utilisé à l'avenir pour postuler à un emploi.
Documents d'adoption
Certificats de baptême
Certificats de naissance
Certificats de décès - Peut être nécessaire à des fins fiscales.
Permis de conduire
Dossiers d'emploi - Toutes clauses, ententes, dossiers disciplinaires et examens de rendement.
Certificats de mariage
Dossiers médicaux
Dossiers militaires
Passeports
Dossiers de retraite et de pension
Cartes de sécurité sociale
Wills
Enregistrer pour une période de temps plus courte
Vous pouvez toucher ces documents aussi souvent que mensuellement ou hebdomadairement:
Relevés bancaires - 1 mois
Factures - 1 an pour toute taxe ou garantie liée, toutes les autres factures doivent être déchiquetés dès qu'ils ont été payés.
Factures de cartes de crédit - Déchiqueter immédiatement lorsqu'elles sont payées.
Reçus d'amélioration de l'habitat - Gardez jusqu'à ce que la maison soit vendue.
Dossiers de placement - 7 ans après la fermeture du compte ou la vente du titre.
Baux - Gardez jusqu'à ce que vous avez déménagé et avez reçu votre dépôt de retour du propriétaire.
Paychecks / Pay Stecks - 1 an jusqu'à ce que vous avez reçu votre W-2
Reçus de vente - Conserver pendant la durée de la garantie. Évidemment, cela ne s'applique qu'aux gros achats comme les appareils électroménagers et l'électronique. Habituellement, je garde des reçus pour des choses comme des produits d'épicerie et des vêtements, pourvu que je sache que je n'aurai pas besoin du reçu pour un retour.
Documents fiscaux - 7 ans incluant votre dépôt et tous les documents d'accompagnement comme les W-2 et les reçus.
Dossiers du véhicule - Garder jusqu'à ce que le bateau, la voiture ou la moto soit vendu.
Comment se débarrasser des documents
Le déchiquetage de documents est le principal moyen de vous protéger contre le vol d'identité. (Lire mon interview avec l'expert en sécurité Jay Foley sur Comment se protéger contre le vol d'identité). Vous vous demandez quoi déchiqueter? La règle générale est quelque chose avec les informations suivantes devraient être déchiquetés: les numéros de compte, les dates de naissance, les noms de jeune fille, les mots de passe et les épingles, les signatures et les numéros de sécurité sociale.
Encore une fois, ceux-ci sont no-brainers.
Voici les bases:
Si les documents sont toujours «actifs», c.-à-d. Vous devez les conserver comme référence et établir un système de classement à la maison simple. Cela signifie classer les documents par sujet et les déchiqueter une fois qu'ils ne sont plus utilisés.
Quels documents déchiqueter
Si vous en avez fini avec ces documents et que vous n'en avez plus besoin, voici ce qu'il faut déchiqueter (tout le reste - comme la paperasse - que vous pouvez simplement recycler).
Recettes ATM
relevés bancaires
Copies du certificat de naissance
Chèques annulés et annulés
Factures de carte de crédit
Rapports de crédit
Permis de conduire (expiré)
Les documents d'emploi qui ont une identification
Passeports et visas expirés
N ° de compte d'investissements
Documents le'gaux
Investissement, actions et transactions immobilières
Articles avec signature (baux, contrats, lettres)
Étiquettes de bagage
Dossiers médicaux et dentaires
Articles avec un numéro de sécurité sociale
Mots de passe ou numéros PIN
Des fiches de paie
Demandes de cartes de crédit pré-approuvées
Les reçus avec les numéros de compte, les numéros de carte de crédit ou toute autre information d'identification
Les formulaires d'impôt
Transcriptions avec des informations d'identification sur eux
Itinéraires de voyage
Billets d'avion d'occasion
Factures de services publics (téléphone, gaz, électricité, eau, télévision par câble, Internet)
Assurez-vous d'avoir un système de classement flexible mis en place pour garder ces documents en échec et les déchiqueter quand ils ne sont plus nécessaires.
Tout ce que vous prévoyez de garder doit être activé, organisé et classé. J'aime mon système de classement à la maison.