Comment hiérarchiser vos tâches

Conseils de gestion des tâches directement des experts

Vous avez donc tous ces trucs à faire tous les jours et votre liste de choses à faire est complète - comment savez-vous quoi faire en premier, deuxième et troisième?

Presque tout le monde se sent comme ils ont trop à faire et trop peu de temps pour le faire. Souvent, ce sentiment accablé découle d'une incapacité de prioriser toutes ces tâches apparemment urgentes. Si vous avez l'impression que votre liste de tâches s'allonge de jour en jour et que vous ne savez même pas par où commencer, voici comment identifier, évaluer et hiérarchiser vos tâches.

1. Faire une liste

Avant d'essayer de trier vos obligations par ordre d'importance, prenez le temps de compiler une liste complète de tout ce dont vous avez besoin ou que vous voulez accomplir. Divisez votre liste en sections pour différents types de tâches. Ces catégories pourraient inclure:

Tâches quotidiennes ou hebdomadaires

Ce sont des «choses à faire» banales qui peuvent être personnelles ( planification de repas et épicerie ) ou reliées au travail (réunion d'équipe hebdomadaire). Si vous suivez déjà une routine quotidienne , vous serez familier avec ces tâches; Si vous ne le faites pas, c'est le bon moment pour en créer un. Ce que vous incluez peut varier - certaines personnes ne verront pas la nécessité de se rappeler de vérifier leurs e-mails ou d'acheter des produits d'épicerie, mais d'autres apprécieront les rappels structurés pour effectuer certaines actions à certains moments ou certains jours.

Tâches avec échéances

Ceux-ci, évidemment, doivent être fait à une date précise et nécessitent une préparation préalable. Les exemples pourraient être un document d'école qui est dû dans trois semaines ou une partie que vous prévoyez pour six mois à partir de maintenant.

Ces types de tâches - souvent appelés projets - peuvent ensuite être décomposés en composants plus petits - par exemple, «écrire» peut être décomposé en lisant les livres pertinents, en organisant vos notes, en écrivant un plan, en écrivant un premier brouillon, etc. sur.

Tâches récurrentes

Ceux-ci ne se produisent pas sur une fréquence quotidienne ou hebdomadaire, mais ils ne sont pas non plus des projets ponctuels.

Les tâches récurrentes peuvent inclure des rendez-vous chez le dentiste ou faire vos impôts trimestriels.

Tâches auto-motivées et nécessaires

Ce sont des tâches ou des projets que vous savez devoir faire, mais personne ne va vous créer. Ils ont rarement, voire jamais, une limite de temps intégrée. Pensez à améliorer le site Web de votre petite entreprise ou à trouver un nouveau fournisseur de soins primaires.

Tâches auto-motivées, non nécessaires

Ce sont là les activités les plus agréables qui ont tendance à s'effondrer au fur et à mesure que d'autres tâches, plus évidentes, les évincent. Pensez lire pour le plaisir ou travailler sur les passe-temps.

Tâches un jour

Ces tâches se trouvent au bas de votre liste de tâches ou à l'arrière de votre esprit, mais elles ne doivent généralement pas être effectuées rapidement, ou jamais. Exemple: peignez vos radiateurs.

2. Organisez votre liste

Une fois que vous avez tout listé, vous pouvez déterminer ce qu'il faut faire en premier et organiser votre emploi du temps. (Comment vous faites physiquement ceci - sur une feuille de papier, un planificateur , une application, un calendrier en ligne, ou autrement - importe moins que vous choisissiez une méthode qui fonctionne pour vous et que vous utiliserez.) Voici quelques critères réfléchir au sujet de:

Urgent ou important

Toutes les tâches peuvent être classées dans l'une des quatre catégories. Des tâches urgentes et importantes devraient être accomplies en premier, le plus tôt possible; les tâches urgentes mais non importantes peuvent être déléguées si possible, mais si ce n'est pas le cas, votre emploi du temps devrait inclure suffisamment de flexibilité et de temps pour les accueillir lorsqu'elles apparaissent; les tâches importantes mais non urgentes doivent être planifiées bien à l'avance afin qu'elles ne deviennent pas urgentes; les tâches qui ne sont ni importantes ni urgentes peuvent potentiellement être éliminées, bien que si vous les appréciez, elles devraient être intégrées à votre emploi du temps afin qu'elles ne soient pas remplacées par des obligations plus exigeantes.

Évaluer la valeur

Vous pouvez juger la valeur d'une tâche de plusieurs façons. On pourrait se demander si d'autres personnes sont touchées, et quelle est l'importance de ces personnes pour vous (l'approbation de votre patron et le bien-être des enfants qui dépendent de vous sont plus importants que, disons, les opinions d'un groupe d'étrangers pour participer à un meetup.) Vous pouvez également attribuer une grande valeur aux tâches que vous voyez payer à long terme, ou que vous trouvez simplement gratifiant.

Une référence que vous rencontrerez probablement lors de la lecture de la hiérarchisation des tâches est la règle 80-20 ou le principe de Pareto, qui stipule que 80% des effets proviennent de 20% des causes. Cela peut s'avérer ou non vrai pour vous, mais c'est un bon rappel pour identifier ce que vous êtes en train de passer du temps et lequel de vos efforts portent leurs fruits.

Timing et flexibilité

Un horaire fonctionnel permet des changements et reconnaît les contraintes de temps. Soyez réaliste lorsque vous établissez des priorités et planifiez vos journées. En cas de doute, surestimez le temps qu'une tâche donnée prendra.

Si deux tâches sont dues en même temps, le choix de commencer dépend de la façon dont vous travaillez le mieux. Certaines personnes préfèrent obtenir la tâche la plus simple pour se concentrer sur le plus complexe; d'autres se sentiront rassurés s'ils commencent d'abord par la tâche la plus difficile, et en feront tout ou partie avant de passer à autre chose. Rappelez-vous que vous n'avez pas à entreprendre une tâche ou un projet du début à la fin avant de passer à la suivante - à moins, bien sûr, que vous trouviez que travailler de cette façon augmente votre productivité.

Limitez vos tâches quotidiennes obligatoires à trois au maximum. Le jour peut également inclure des tâches plus petites qui sont plus routinières ou de moindre importance ou d'urgence, mais le chargement des tâches principales mènera probablement au stress et à la déception.

Rappelez-vous que les priorités peuvent changer - si votre patron a besoin que vous fassiez quelque chose maintenant, votre priorité précédente sera probablement réduite à la seconde. C'est une raison de plus pour consacrer plus de temps à votre emploi du temps afin de permettre plus de flexibilité.

3. Tâches par lots

Les tâches de traitement par lots constituent l'un des moyens les plus efficaces et les plus efficaces d'exécuter ces tâches fastidieuses. Le traitement par lots signifie simplement que vous travaillez encore et encore sur le même type de tâche avant de passer à autre chose. La première étape consiste à identifier les tâches que vous effectuez encore et encore, puis à définir un flux de travail simple à suivre. Ensuite, vous vous attaquez à ces tâches en même temps en utilisant ce workflow.

Le traitement par lots nécessite l'accomplissement de tâches similaires nécessitant des ressources similaires en "lots" pour améliorer l'efficacité et la productivité.

Le traitement par lots vous permet d'effectuer une même tâche à plusieurs reprises afin de ne pas perdre de temps à trouver les instructions ou ce que vous devez faire ensuite.

4. Éliminer les tâches

Une fois que vous avez répertorié toutes vos tâches et les avez triées du plus important au moins, il deviendra clair quelles tâches sont au bas de la liste. Ceux-ci peuvent parfois être délégués à quelqu'un d'autre, mais si ce n'est pas possible, vous devez décider s'il faut prévoir du temps pour eux ou les éliminer.

Vous pouvez avoir des tâches sur votre liste que vous n'avez pas à faire ou même que vous voulez faire, mais vous vous êtes senti obligé d'ajouter à un moment donné (aller à la gym, assister à un club de lecture).

Enfin, il est possible d'avoir trop à faire - si vous ne pouvez pas tout faire, évaluez votre charge de travail pour déterminer si vous avez besoin de plus de pratique pour établir les priorités ou si vous devez dire à quelqu'un que vous ne pouvez plus continuer. certaine tâche.